उपयोगी टिप्स

मीटिंग के लिए एजेंडा कैसे लिखें

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एक अच्छी तरह से गठित एजेंडा बैठक के बारे में पांच बुनियादी सवालों के जवाब देता है। पहले चार का उत्तर आसान है, और पांचवां प्रश्न कठिन हो सकता है। ये सवाल हैं।

1. बैठक में कौन सा समूह शामिल है? भाग लेने वाले समूह या टीम का नाम क्या है? इस मद को एजेंडा की शुरुआत में स्पष्ट किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए:

  • कार्यकारी बैठक
  • उत्पादन विभाग की बैठक
  • कॉर्पोरेट नए साल की पूर्व संध्या समिति।

समूह का नाम बताता है कि किसे भाग लेना चाहिए और किसे नहीं। इस दृष्टिकोण के साथ, वे विशेषज्ञ जो आने वाले थे, लेकिन दिखाई नहीं दे रहे थे, यह कहने में सक्षम नहीं होंगे: "मुझे नहीं पता था कि मुझे उपस्थित होने की आवश्यकता है," और बैठक में मदद नहीं कर सकने वाले प्रतिभागी दूसरों को विचलित नहीं करेंगे।

2. बैठक कब होगी? - दिनांक और समय। बैठक कब होगी, यह किस समय शुरू होगी और कब समाप्त होनी चाहिए? यदि यह आइटम मौजूद नहीं है, तो प्रतिभागी समय पर प्रकट नहीं होंगे, बैठक में देरी होगी और कार्य अनुसूची का उल्लंघन होगा।

3. बैठक का उद्देश्य और अर्थ क्या है? हम क्यों डेटिंग कर रहे हैं? बैठक का सामान्य अर्थ क्या है और हमें क्या हासिल करना चाहिए? एक बैठक में कई लक्ष्य हो सकते हैं, लेकिन यदि कोई एक नहीं है, तो बैठक सभी अर्थों को खो देती है।

4. हमें किन विषयों पर विचार करना चाहिए? बैठक किन विषयों, प्रश्नों या चिंताओं पर केंद्रित है? उन्हें उस क्रम में एजेंडे पर सूचीबद्ध करें जिसमें उन्हें माना जाएगा। इसके अलावा, एजेंडा पर एक परिचय और सारांश शामिल करें जो आपको बैठक शुरू करने और सारांश के साथ समाप्त करने में मदद करेगा।

5. प्रत्येक विषय को संबोधित करने के लिए किन प्रक्रियाओं का उपयोग किया जाएगा? प्रक्रिया बताती है कि समूह शुरू से अंत तक प्रत्येक मुद्दे को कैसे हल करेगा, और इसमें दो तत्व शामिल होंगे:

  • प्रत्येक विषय या प्रश्न के साथ व्यवहार करते समय उठाए जाने वाले कदम
  • कर्मचारी जो प्रत्येक चरण में इन मुद्दों को हल करने में शामिल होंगे।

चर्चा प्रक्रिया को समझने के लिए, एक उदाहरण पर विचार करें। मान लीजिए कि आपकी टीम ग्राहक सेवा की समस्या पर काम कर रही है। आज की बैठक का एक हिस्सा इस समस्या का समाधान खोजने के लिए समर्पित है। एजेंडा का यह हिस्सा इस तरह लग सकता है।

विचारों की प्रारंभिक चर्चा

  1. व्याख्या। प्रतिभागियों ने उन विचारों को नाम दिया है जिन्हें स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, समूह उन पर चर्चा करता है।
  2. समेकन। समूह इस बात पर चर्चा करता है कि क्या अलग-अलग विचारों को जोड़कर जोड़ा जा सकता है।
  3. पेंच। समूह यह पता लगाता है कि क्या कुछ विचारों का निराकरण किया जा सकता है।
  4. वर्गीकरण। समूह चर्चा करता है कि क्या कुछ विचारों के लिए एक सामान्य विषय है, और यदि ऐसा है, तो उन्हें श्रेणियों में समूहित करें।

एक समस्या को हल करने के लिए आंदोलन

  1. अगले चरणों और कार्यों की परिभाषा - बैठक में भाग लेने वाले बारी-बारी से बोलते हैं।
  2. अगले चरणों और कार्यों, समूह चर्चा और आम सहमति निर्माण की स्वीकृति।

जैसा कि आप देख सकते हैं, समस्याओं को हल करने की प्रक्रिया में, समूह को सवालों के जवाब मिलते हैं “क्या? कैसे? और कौन? "यही है," हम किस पर काम कर रहे हैं, हम कैसे काम करेंगे और हर चरण में कौन भाग लेगा। " एक स्पष्ट कार्य योजना प्रतिभागियों को एक महत्वपूर्ण विषय पर अपना ध्यान केंद्रित करने में मदद करती है और सभी इच्छुक पक्षों को बोलने की अनुमति देती है।

आप पांच नामित एजेंडा आइटम को और अधिक संरचित बनाना चाह सकते हैं। यदि आपको लगता है कि आपको प्रतिभागियों के अनुशासन और गतिविधि को बढ़ाने की आवश्यकता है, तो आप निम्नलिखित सूची से उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं।

विशेष विषय। कभी-कभी बैठकें विशिष्ट विषयों के लिए समर्पित हो सकती हैं। इस मामले में, प्रतिभागियों के समूह के नाम के तुरंत बाद इस विषय को इंगित करें।

बैठक का स्थान। जब कोई टीम हर समय अलग-अलग जगहों पर बैठक करती है, तो यह इंगित करना आवश्यक है कि यह बैठक कहाँ होगी।

प्रतिभागियों के नाम। बैठक में भाग लेने वाले अपेक्षाकृत युवा टीम, एक मल्टीफंक्शनल टीम, या एक बाहरी सलाहकार या एक प्रबंधन प्रतिनिधि से मिलने पर प्रतिभागियों के नामों का संकेत दिया जाना चाहिए।

प्रत्येक विषय के लिए आवंटित समय की मात्रा। प्रत्येक प्रश्न के लिए समय सीमित करने से टीम को ध्यान केंद्रित न करने और निष्क्रिय तर्क से विचलित न होने में मदद मिलती है। इसका मतलब यह नहीं है कि आपको उत्पादक चर्चा को बाधित करने की आवश्यकता है क्योंकि समय समाप्त हो रहा है। टीम की समीक्षा बैठकों के लिए समय नियोजन का उपयोग करें। समय नियोजन आपको ऐसी स्थिति से बचने की अनुमति देगा जहां चर्चा के सवालों के साथ एजेंडा अतिभारित है, जिसके आधे भाग के लिए समय नहीं बचा है।

विराम का समय। दो घंटे से अधिक समय तक चलने वाली प्रत्येक बैठक में ब्रेक के लिए समय शामिल होना चाहिए, अन्यथा प्रतिभागी लगातार विचलित होने लगेंगे और समय-समय पर ब्रेक के लिए कमरे से बाहर चले जाएंगे।

वांछित परिणाम। एजेंडे के इस हिस्से में बताया गया है कि बैठक के दौरान किन फैसलों पर काम करने की जरूरत है और अन्य क्या परिणाम प्राप्त करने चाहिए।

प्रशिक्षण प्रतिभागियों। अभ्यास से पता चलता है कि टीम के सदस्यों को यह याद दिलाने के लिए बहुत उपयोगी है कि उन्हें बैठक में उत्पादक भागीदारी के लिए वास्तव में क्या तैयार करना चाहिए या अब तक की पिछली बैठक में क्या योजना बनाई गई थी।

यदि टीम युवा है, तो आइटम "मीटिंग का मूल्यांकन" दर्ज किया जा सकता है और श्रम अनुशासन के लिए उपयोग करना शुरू कर सकता है। मूल्यांकन से व्यक्तिगत और सामूहिक जिम्मेदारी बढ़ाने में मदद मिलेगी। बैठक के अंत में, आपकी टीम बिंदु द्वारा अपनी प्रभावशीलता बिंदु का मूल्यांकन कर सकती है। मूल्यांकन किए गए मापदंडों में, आप नियमों का अनुपालन, प्रत्येक की भागीदारी की गुणवत्ता और स्तर, सुविधा की गुणवत्ता, बैठक के विषय पर ध्यान केंद्रित करने, और बहुत कुछ शामिल कर सकते हैं।

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